Что такое автоматизация бизнес-процессов и зачем она нужна бизнесу

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов — это внедрение в работу компании современных ИТ-инструментов и алгоритмов для оптимизации производительности сотрудников и повышения качества работы компании. Это позволяет сократить участие сотрудников в различных рутинных операциях и высвободить их ресурс для более важных и творческих задач.

Результатом такого подхода является ускорение операций, снижение ошибок и экономия времени сотрудников.

Среди примеров автоматизации можно выделить:

• автоматическая обработка заявок и обращений пользователей;

• генерация отчетов;

• контроль исполнения задач в проектах;

Какие задачи чаще всего автоматизируют компании

Предприятия из разных сфер автоматизируют различные рабочие процессы. При этом можно выделить типовые категории:

• Документооборот (автоматизация подготовки и обработки договоров, счетов, заявок);

• Финансовая отчетность и планирование;

• Логистика и снабжение;

• Работа с клиентами (CRM);

• Поддержка пользователей (боты, тикет-системы);

• HR и кадровый учет;

• Бизнес-аналитика и отчёты.

Перечисленные задачи являются рутинными и могут отнимать много времени при ручной обработке сотрудником.

Примеры автоматизации из реального бизнеса

Теперь приведем конкретный пример, как автоматизация процессов может реализовываться на практике.

Например, с помощью решения по автоматизации контроля офисных помещений - Office Vision возможно автоматизировать контроль офисных процессов, которые раньше полностью зависели от ручного наблюдения. Уборка мусора, например, ранее выполнялась по графику и проверялась путем обхода этажей — теперь система фиксирует наполненность мусорных урн с помощью камер видеонаблюдения и передает информацию в чат-бот. Менеджеры получают сигналы о каких-либо инцидентах, наличии мусора в реальном времени, что позволяет оперативно реагировать на любую офисную ситуацию.

Аналогично автоматизирован контроль работы сотрудников. Система отслеживает присутствие сотрудников на рабочих местах, а также загруженность переговорных. Это позволяет значительно снизить нагрузку на административный персонал и улучшить внутреннюю организацию офиса.

Подобное решение может с успехом применяться и за пределами офиса — например, в любых торговых помещениях. Office Vision помогает отслеживать скопление гостей, сигнализируя персоналу о необходимости оперативного обслуживания, контролирует присутствие сотрудников на ключевых зонах и тем самым ускоряет и улучшает качество клиентского сервиса и эффективность смен.

Подобная оптимизация процессов позволяет бизнесу не только экономить, ресурсы, но и быстро масштабироваться без роста операционных затрат.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Среди преимуществ, которые получает компания, можно выделить следующие:

1. Снижение издержек предприятия за счет экономии ресурсов, как материальных, так и человеческих.

2. Ускорение процессов, в том числе автоматизация позволяет быстрее реагировать на инциденты и различные изменения, так как используемые программы могут обрабатывать информацию в любое время и в огромном объеме. В условиях динамично изменяющегося рынка это помогает компаниям безболезненно адаптироваться к новым реалиям.

3. Улучшение качества услуг или продукции благодаря тому, что происходит стандартизация бизнес-процессов и минимизация фактора человеческой ошибки. Также такой подход позволяет отслеживать сам процесс выполнения работы и следить за качеством на всех стадиях.

4. Получение доступа к данным в реальном времени. При наличии систем мониторинга руководитель или менеджер может сразу видеть: кто и когда пришел в офис, какое количество продукции поступило, сколько заказов обработано за последний час, где возникла задержка в процессе и насколько загружены сотрудники или оборудование.

5. Масштабируемость бизнеса без увеличения издержек. Автоматизация позволяет компаниям расти и обрабатывать больше задач без потребности в расширении штата или затрат. Один и тот же процесс, однажды автоматизированный, может быть масштабирован на другие отделы, филиалы или регионы без существенных дополнительных расходов.

С чего начать автоматизацию: чек-лист

Чтобы начать автоматизацию, в первую очередь необходимо определить рутинные процессы, которые ежедневно повторяются и занимают значительное время сотрудников. Далее стоит обратить внимание на «узкие места» — участки, где чаще всего возникают задержки, ошибки или потери ресурсов. После этого можно изучить доступные на рынке технологические решения, подходящие под конкретные задачи. Оптимально начать с пилотного проекта на одном участке: это позволит протестировать гипотезу с минимальными рисками. Если результат оказался положительным, автоматизацию можно масштабировать на другие процессы или подразделения компании.

Так, на сегодняшний день автоматизация бизнес-процессов — это не роскошь, а необходимость для компаний, стремящихся к росту и развитию.

‍

BPA Technologies разрабатывает и внедряет решения в области автоматизации, роботизации, искусственного интеллекта, BI-систем и других современных технологий. Наши продукты применяются как в частном бизнесе, так и в госсекторе. Мы сопровождаем клиента на всех этапах: от аудита процессов до запуска готовой системы. Работаем "под ключ" и берём на себя весь цикл — от архитектуры до поддержки.

‍

Читайте больше об информационных технологиях, автоматизации и искуственном интеллекте в нашем TG-канале